Заказ-наряд для автосервиса: учет и заполнение

О чем речь? Заказ-наряд для автосервиса – документ, который подтверждает договорные отношения между СТО и клиентом. В бланке указывают ФИО водителя, данные об автомобиле, информацию о компании, порядок и сроки оплаты, а также виды оказанных услуг.

На что обратить внимание? Бланк может быть создан в текстовых и табличных редакторах, однако лучше всего использовать специальный софт для автосервисов. Также заказ-наряд относится к первичной документации, и его нужно правильно хранить.

Задача и структура заказ-наряда для автосервиса

Заказ-наряд на работы в автосервисе – это официальный документ, подтверждающий деловое взаимодействие между заказчиком и исполнителем услуг. Он содержит элементы нескольких нормативных актов, необходимых для осуществления ремонтных действий:

• Документ, удостоверяющий обязательства по договору, фиксирует подтвержденные подписями сведения о готовности автосервиса выполнить оговоренные услуги и обязательство клиента рассчитаться за работы и комплектующие. Он служит основанием для защиты прав участников сделки в судебных спорах.
• Подробный расчет за оказанные услуги — от начальной диагностики и выявления неисправностей до их устранения и настройки оборудования, цену использованных запчастей и расходных материалов.
• Техническое задание определяет перечень работ и комплектующих, позволяет специалистам сервиса планировать объем работ и подбирать детали для ремонта.

Заказ-наряд для автосервиса является ключевым элементом первичной документации в бухгалтерии, аудите и финансовых отчетах. Эта деловая бумага узаконивает взаиморасчеты между физическими и юридическими лицами за услуги, предоставляемые СТО, позволяя осуществлять оплату как наличными, так и через банковские карты.

Обратите внимание! Бланк заказ-наряда для автосервиса не является подтверждением оказанных этим предприятием услуг. В данном документе указывается запланированная или совершенная деятельность и перечень необходимых запасных частей для ремонта. Его наличие не избавляет компанию от обязанности формировать акты о проведенных работах и осуществлять процедуру приема-передачи автомобиля.

В обязательном порядке при составлении бланка заказ-наряда для автосервиса следует указывать следующие данные:

• Сведения о фирме, включая ее полное наименование, местонахождение по юридическому адресу, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), реквизиты о регистрации индивидуального предпринимателя и ФИО мастера, ответственного за выполнение работ.
• Описывается автомобиль: марка и модель, год изготовления, комплектация, регистрационный номер или VIN-код. По договоренности сторон могут быть включены все серийные номера, такие как идентификаторы Т-Mark для Toyota, цель которых — минимизировать риски кражи деталей.
• Информация о заказчике: ФИО, номер мобильного телефона и адрес проживания; для юридических лиц дополнительно указывают ИНН и адрес регистрации компании.
• Определяются даты и время приема и выдачи автомобиля. В случае проведения объемных ремонтных работ или комплексного обслуживания каждый этап фиксируется отдельными сроками в заказ-наряде.
• Структура расчетов за услуги, включая цены на все необходимые запасные части и материалы, а также оплату труда мастеров. Заказчик может не вносить деньги за сервис, если общая стоимость работ не была заранее оговорена.
• и запчастей, требующихся для ремонта. Добавление автосервисом каких-либо дополнительных работ без предварительного согласия клиента недопустимо.

Читайте также!

Как открыть автосервис: риски и секреты успеха

Подробнее

На последнем этапе оформления заказ-наряда для автосервиса вписываются личные данные и подписи менеджера и заказчика. Бланк содержит информацию о гарантийных условиях фирмы, согласно внутренним правилам компании, и советы для владельца. В рекомендации вносятся все выявленные в ходе осмотра проблемы, а также дата следующего обязательного техобслуживания. Предоставление этого списка служит автосервису защитой от будущих претензий, в случае отказа клиента немедленно исправлять выявленные неисправности.

Порядок оформления заказ-наряда в автосервисе

В соответствии с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства от 11 апреля 2001 года № 290, касающимися технического обслуживания и ремонта транспортных средств, каждая компания вправе разработать бланк заказ-наряда для автосервиса, включая в него всю необходимую информацию, описанную в этом правовом документе.

Для создания шаблона возможно использовать программы Word и Excel, где требуется ручной ввод данных. Такой подход требует значительного времени и повышает риск допущения ошибок.

Идеальным вариантом является применение специализированных программ для создания заказ-нарядов для автосервиса:

• В разделе «Сотрудники и клиенты» нужно выбрать подраздел «Заказы» и кликнуть на опцию «Новый заказ-наряд» для открытия документа, который предстоит заполнить.
• Необходимо ввести информацию о клиенте: начиная с имени или фамилии, чтобы система могла автоматически найти его в базе и предложить сведения из его персональной карточки, либо в случае отсутствия — добавить их вручную.
• Уточнение деталей исполнения, номер телефона заказчика для обратной связи.
• Выбор ответственного сотрудника, номер гарантийного талона, запланированную и реальную даты завершения деятельности по заказ-наряду.
• Информация о предоставленных работах и услугах, которые должны быть предварительно внесены в справочник. При указании их количества в соответствующем поле, программа рассчитает общую стоимость произведенных по заказу действий.
• Выбирая исполнителя услуги, не забудьте уточнить и внести в счет клиента перечень необходимых материалов, используемых в процессе работы. Для этого введите в системе название каждого, чтобы система автоматически отобразила его стоимость с возможностью корректировки объема и, соответственно, цены. Также важно учесть и добавить в документацию предоставленные клиентом материалы или запчасти для автомобиля, включая всю важную информацию о принятых от него ценностях. Обязательно фиксируются такие сведения как марка автомобиля, его дефекты и прочее.
• В нижней части бланка есть возможность добавить гарантийные условия, советы, иные детали, касающиеся производимой деятельности.
• Заказ-наряды на работы в автосервисе хранятся в электронном или распечатанном виде. Данные о текущей деятельности находятся в разделе «Сотрудники и клиенты» под вкладкой «Заказы», где можно легко отслеживать статус выполнения каждого. Заказы, работы по которым были завершены, переходят в категорию «Завершенные».

Учет заказ-нарядов в автосервисе

В бухгалтерии компании применяют бланки заказ-нарядов для автосервиса для подготовки отчетности по финансам. Их печать происходит непосредственно на территории организации, в строго определенном количестве. До того, как на них появятся подписи и печати, бланки хранят в защищенном месте – обычно это сейф руководителя или главного бухгалтера.

При необходимости компания вправе создать предварительный заказ-наряд, основываясь на данных от клиента или после первоначальной проверки транспортного средства. Следующим шагом будет заполнение окончательного документа, где учитываются все детали, выявленные в ходе полного осмотра.

Перед тем как завершить оформление документов, СТО обязана согласовать с клиентом все детали, включая объем услуг, их стоимость, цену необходимых запчастей и список применяемых компонентов. Заказчику вручается официально заверенная копия документа.

В конце рабочего дня проводится пломбирование документации. Материалы на выполненные заказы помещаются на хранение в сейф или специализированное хранилище на период действия гарантии, срок которой прописан в заказ-наряде.

Когда заказ-наряд не нужен

Согласно Федеральному закону № 54 от 22 мая 2003 года, для подготовки финансовой отчетности СТО используется бухгалтерский документ, известный как заказ-наряд на работы в автосервисе. Эти бланки, предназначенные для оформления ремонта автомобилей, печатают в ограниченном количестве и хранят в бухгалтерии или у руководства.

Заказ-наряд необходим при предоставлении клиентам сервисных услуг, но он не требуется для выполнения некоторых менее значительных работ, таких как:

• мойка автомобиля;
• диагностика на наличие неисправностей;
• подкачка шин.

В основном создание заказ-наряда необходимо только при выполнении значительных работ или в ситуациях, когда требуется много материалов. При мелких операциях или покупках достаточно выдать потребителю квитанцию или чек в день совершения сделки. Это правило применимо и к случаям, когда клиент использует оборудование сервисного центра самостоятельно, как, например, при накачке шин.

Выбор программы для работы с заказ-нарядами

STOCRM

Уникальная CRM-система, разработанная специально для нужд автосервисов и ритейлеров автозапчастей. Этот инструмент позволяет комплексно управлять клиентской базой, оформлением заказов, складскими запасами, процессами закупки, расчетом зарплаты, организацией общения с потребителями через звонки и SMS.

Читайте также!

Как установить автомобильный подъемник: этапы монтажа

Подробнее

«АвтоДилер»

Программа заказ-нарядов для автосервиса облегчает процесс расчета стоимости ремонтных работ, учет необходимого времени и запасных частей. Имеет функции CRM для отслеживания истории обслуживания, возможность записи клиентов на ремонт и организации плана для менеджеров.

Предусмотрено ведение торговли запчастями через каталог с оригиналами и альтернативами, ценообразования у 60 поставщиков и учета на складе. Программа предлагает инструменты аналитики, учета зарплаты и финансов, возможность экспорта данных в 1С, поддержку кассовых операций и эквайринга, интеграцию с WhatsApp и телефонией для связи с клиентами.

iDirector

Онлайн CRM-решение объединяет универсальный календарь, клиентскую базу, заказы, рабочие графики и заметки – все собрано в одном месте для максимального удобства. Особенностью является возможность интеграции с веб-сайтом сервиса, наличие функции таймлайна, который наглядно демонстрирует все заказы, видео с камер наблюдения, упорядоченные по времени. Система включает в себя механизмы мотивации персонала, инструменты для ведения бухгалтерии и аналитической работы.

Splus

Интернет-платформа для автосервисов. Предлагает широкие возможности по управлению бизнес-процессом, включая мониторинг истории взаимодействия с клиентами, анализ финансовых операций, таких как поступления и списания средств, учет запчастей. Обеспечивает расчет стоимости ремонтных работ с учетом актуальных нормативов времени от производителей автомобилей, доступ к которым обновляется в режиме реального времени.

Splus обладает функционалом для ведения учета заработной платы персонала. Важная особенность: интеграция с системами 50 ведущих поставщиков автозапчастей упрощает процесс закупки комплектующих.

Облачная платформа для оптимизации работы автосервисов, автомоек и шиномонтажных мастерских. Предлагает решения для автоматизации процессов оформления заказов, управления персоналом, ведения учета товаров, привлечения и удержания клиентуры. Эффективно функционирует на разнообразных устройствах, обеспечивает сегментацию доступа к информации и гарантирует доступ к актуальным данным в реальном времени из любой точки планеты.

«1C: Автосервис»

Конфигурация «1С: Автосервис» разработана специально для малых предприятий в сфере автобизнеса, цель которых – предоставление сервисных и ремонтных услуг для автомобилей. Позволяет эффективно вести управленческий и оперативный учет.

Часто задаваемые вопросы о заказ-наряде для автосервиса

Какие аспекты важно учесть в процессе создания бланка?

При создании образца бланка заказ-наряда для автосервиса на основе собственных разработок важно не упустить ни одного из критериев, определенных Федеральной налоговой службой России. Они подробно изложены в официальных Рекомендациях по оформлению документов строгой отчетности, утвержденных документом № ВК-6-16/210, датированным 31 марта 1998 года.

Если не следовать этим указаниям, то такие формы не будут признаны допустимыми для использования в качестве официального подтверждения финансовых операций с банковскими картами или наличными деньгами между юридическими лицами и их клиентами.

Читайте также!

Какой пневмогайковерт выбрать: параметры, виды, характеристики

Подробнее

Что необходимо учитывать при заполнении бланка заказ-наряда для автосервиса?

Рекомендуется указывать в бланке все виды платных работ, выполненных специалистами в процессе ремонта, включая диагностику, чистку компонентов, снятие и монтаж объемных составляющих, разборку/сборку. Это позволит избежать возможных обвинений в навязывании услуг продавцом, облегчая процесс урегулирования вопросов без обращения в суд.

Как сделать процесс более эффективным?

Использование специализированного программного обеспечения существенно упрощает управление документацией, облегчая создание наряд-заказов на основе имеющихся у клиента данных. Программа компании «АвтоДилер», к примеру, предлагает возможность эффективно формировать необходимые материалы, включая бланки наряд-заказов, опираясь на информацию из актов осмотра или списка выявленных неисправностей, и позволяет распечатать их одним нажатием кнопки.

Автосервисам необходимо уделять внимание созданию и использованию бланка заказ-наряда для автосервиса, поскольку он является документом строгой отчетности. Рекомендуется использовать для учета специализированный программный продукт, что поможет избежать потери материалов и возникновения спорных моментов.