Заказ-наряд на ремонт автомобиля: задачи и структура

О чем речь? Заказ-наряд на ремонт автомобиля – документ, в котором указаны Ф. И. О. сторон, данные юридического лица, марка, модель и номер ТС, перечень работ вместе со стоимостью. Под всем этим должны стоять подписи владельца авто и представителя автосервиса.

На что обратить внимание? Строгих требований к структуре заказ-наряда нет, однако пренебрежение пунктами может привести к проблемам, если клиента не устроит качество или стоимость работ.

Понятие заказ-наряда на ремонт автомобиля

Заказ-наряд на ремонт автомобиля – это документ, играющий роль договора в тех случаях, когда владелец транспортного средства оставляет его на СТО для ремонта или технического обслуживания. В нем отражаются все работы, производимые с машиной, их количество и стоимость. Оформления заявки на ремонт и составление технического задания не потребуется, если есть заказ-наряд.

Оформление данного документа производят с тем лицом, которое непосредственно сдает автомобиль в ремонт. Это может быть либо владелец транспортного средства, либо тот, кто управляет им по доверенности.

Автосервис вправе попросить документы, удостоверяющие личность и подтверждающие право сдачи авто в ремонт. Обычно это водительские права, ПТС или паспорт. При сдаче отдельных запасных частей предъявление документов не требуется.

Содержание и форма заказ-наряда на ремонт автомобиля регулируется положением о договоре подряда и правилами оказания услуг по ремонту и техническому обслуживанию транспортных средств. В этом документе прописывается следующая информация:

• Наименование и адрес юридического лица, которое является собственником автосервиса. Если владелец индивидуальный предприниматель, то должны быть указаны его Ф. И. О., ИНН и сведения о регистрации ИП.
• Ф. И. О. заказчика, то есть лица, сдающего автомобиль; его адрес и телефон.
• Основные данные транспортного средства – марка, модель, государственный регистрационный номер, VIN и так далее.
• Стоимость автомобиля, которая определяется сторонами по взаимному соглашению.
• Дата приемки авто и сроки выполнения работ. Если требуется затратный по времени ремонт, то должны быть прописаны промежуточные сроки, то есть разборка, ремонт силового агрегата, покраска, сборка и так далее. Все работы должны быть строго регламентированы.

• Полный перечень работ.
• Стоимость работ и материалов, а также порядок расчетов.
• Срок гарантии на выполненные работы.
• Если запасные части предоставляются автосервисом, то указывается их полный список. Если запчасти предоставил клиент, то должны быть сертификаты соответствия, подтверждающие их качество.
• Ф. И. О. и должность сотрудника, оформляющего заказ-наряд.
• Подпись клиента.

Подпись в заказ-наряде – это обязательное условие. Таким образом клиент и автосервис защищают себя в случае возникновения разногласий. К примеру, если все работы будут выполнены в полном объеме в обозначенный срок, а клиент откажется платить, то суд встанет на сторону организации, выполняющей ремонт.

Если же автосервис в процессе оказания услуг сделает что-то, не прописанное в заказ-наряде и не согласованное с заказчиком, то клиент вправе отказаться от оплаты на вполне законных основаниях.

В некоторых случаях в документ включаются рекомендации для клиента. Это делается с целью устранения имеющихся неисправностей или для предупреждения их появления. К примеру, износ тормозных колодок составляет 85 %, и с учетом среднесуточного пробега мастер рекомендует в ближайшее время их заменить.

К заказ-наряду часто прилагается акт приемки-передачи авто. Особенно актуально это для тех случаев, когда транспортное средство остается в автосервисе на несколько дней. В акте описываются все видимые внешние дефекты – вмятины, царапины, потертости и тому подобное.

Когда заказ-наряд не обязателен

Федеральный закон №54 от 22.05.2003 г. описывает все варианты использования заказ-наряда при ведении финансовой отчетности. В автосервисе должно быть достаточное количество бланков этого документа для осуществления деятельности. Незаполненные заказ-наряды хранятся в бухгалтерии или у руководителя СТО.

Оформление документа при предоставлении услуг клиентам в части ремонта или технического обслуживания. Важно знать, что на некоторые виды работ заказ-наряд не оформляется. К ним относятся:

• мойка транспортного средства;
• процедура диагностики авто;
• проверка давления и подкачка шин.

Если же предполагается серьезный и продолжительный по времени ремонт с большим количеством запасных частей и материалов, то без оформления заказ-наряда не обойтись.

Когда речь идет о менее существенных работах, то вполне достаточно обычной квитанции и кассового чека. Эти же документы оформляются на те работы, которые выполняет сам клиент, но с помощью оборудования автосервиса.

Порядок учета и оформления заказ-наряда на ремонт автомобиля

11.04.2001 г. Правительство РФ утвердило Правила № 290, в которых речь идет о том, что при проведении ремонта транспортных средств и их технического обслуживания каждая компания имеет право на разработку бланка заказ-наряда. В него должна быть включена вся информация, которая указана выше.

При создании шаблона многие фирмы используют такие программы, как Word или Excel. Поскольку в них применяется ручной ввод информации, то это довольно затратно по времени и не исключено возникновение ошибок.

Читайте также!

Какие франшизы пользуются большим спросом среди начинающих предпринимателей

Подробнее

Специалисты рекомендуют при создании заказ-нарядов для автосервиса пользоваться специализированными программами. Ниже представлен алгоритм, в соответствии с которым происходит создание и заполнение документа:

1. Сначала нужно зайти в раздел «Сотрудники и клиенты», в котором есть подраздел «Заказы». Затем нажать на «Новый заказ-наряд», и откроется документ, который требуется заполнить.
2. При заполнении необходимо ввести стандартную информацию о клиенте. Если клиент постоянный, то после введения Ф.И. О. система в автоматическом режиме найдет его данные в базе и подтянет их в документ. Если же автовладелец приехал впервые, то ввод информации придется осуществлять вручную.
3. Далее уточняется номер телефона заказчика на случай обратной связи и детали исполнения.
4. Затем идет выбор ответственного сотрудника, присвоение номера гарантийного талона, а также определение запланированной и реальной даты завершения работ.
5. Все данные о предстоящих работах/услугах должны быть в справочниках программы. Когда заполняющий заказ-наряд сотрудник введет в соответствующее поле количество, то произойдет автоматический расчет общей стоимости.
6. При выборе исполнителя важно не забыть внести в счет не только все запасные части и детали, но и сопутствующие материалы, необходимые для работы. К примеру, салфетки, защитные накидки на сиденье и руль, чистящие средства и так далее. В систему необходимо внести все позиции, поскольку только в этом случае она корректно рассчитает стоимость работ. Если материалы и запасные части предоставляет заказчик, то это должно быть отражено в документе. Также вносятся все сведения об авто и характерные для него дефекты.
7. Нижняя часть бланка позволяет прописать условия предоставления гарантии, советы и рекомендации.
8. Все заказ-наряды на произведенные работы/услуги хранятся в автосервисе либо в электронном формате, либо на бумажном носителе. Если транспортное средство находится в работе, то всю информацию по нему можно найти в разделе «Сотрудники и клиенты» во вкладке «Действующие заказы». Если клиент принял авто после завершения работ, то заказ-наряду присваивается категория «Завершен».

В бухгалтерии СТО практикуется применение заказ-нарядов для подготовки первичной финансовой отчетности. Их печатают непосредственно на территории автосервиса в определенном количестве. Хранится такая документация в недоступном месте, как правило, в сейфе директора или главного бухгалтера.

Если есть необходимость, то СТО может создать предварительный заказ-наряд, в основе которого будут лежать данные заказчика или информация, полученная в результате предварительной диагностики. После этого заполняется основной документ, в котором учитываются все нюансы полного обследования авто.

До момента окончательного завершения оформления заказ-наряда на ремонт автомобиля автосервис обязан согласовать с заказчиком все условия и детали. Оригинал документа остается в организации, а у клиента на руках будет его официально заверенная копия.

По окончании рабочего дня осуществляется процедура пломбировки документов. Все материалы на завершенные заказы размещаются в сейфе или специальном хранилище до тех пор, пока действует гарантия на выполненные работы /услуги, срок которой обязательно прописывается в заказ-наряде.

Ошибки в заполнении заказ-наряда на ремонт автомобиля

В процессе выполнения работ по ремонту или техническому обслуживанию авто необходимо ответственно подходить к вопросу подготовки документов. Любой, казалось бы, незначительный нюанс может стать причиной потерь в финансовом плане, увеличения сроков выполнения работ или их ненадлежащего качества.

Если знать наиболее распространенные ошибки, перечисленные ниже, то подобных ситуаций можно избежать:

• Нет подробного описания дефектов. Если есть факт неполного указания поломок, то результатом этого может стать не до конца выполненный ремонт или неполноценное техническое обслуживание.
• Отсутствует указание этапа согласования стоимости работ/услуг. Без утверждения общей стоимости ремонта или отдельных его этапов могут возникнуть непредвиденные расходы. Необходимо контролировать все указанные в документе суммы.
• Указаны недостоверные сведения об автомобиле. В случае некорректного указания VIN номера транспортного средства поиск запасных частей будет затруднен, поскольку именно по этому параметру осуществляется их подбор.
• Не указаны сроки выполнения работ. Если в документе не прописать дату начала и окончания работ, то результатом этого будет затягивание ремонта.
• Нет подписи в заказ-наряде. Подписи сторон в документе являются подтверждением того, что все согласны с его содержимым. Без них заказ-наряд не имеет юридической силы.

Сервисы для работы с заказ-нарядами

STOCRM

Данная CRM-система была разработана специально для СТО и продавцов запасных частей. С помощью такого инструмента появляется возможность управления базой клиентов, оформления заказов. Можно контролировать складские запасы, оперативно узнавать остатки, управлять закупками и расчетом заработной платы.

Также благодаря системе организуется общение с клиентами посредством телефонных звонков или СМС.

«АвтоДилер»

С помощью этой программы становится существенно легче процесс расчета стоимости ремонта, учета необходимых запасных частей и временных рамок. Функционал позволяет отслеживать историю обслуживания, предусматривает возможность записи клиентов и составляет планы для менеджеров.

Также здесь предусмотрена торговля запасными частями, причем не только оригинальными, но и альтернативными. В программе есть аналитические инструменты, учет заработной платы и финансов, функция экспорта информации в 1С и ряд других возможностей.

iDirector

Данное онлайн-CRM-решение лучше назвать органайзером, поскольку здесь можно найти календарь, базу клиентов, заказы, графики, заметки и так далее. Трудно переоценить то удобство, которое дает сбор всей этой информации в одном месте.

Ключевыми особенностями являются возможность интеграции с сайтом СТО и наличие функций тайм-лайна. В активе системы есть механизмы мотивации, бухгалтерские и аналитический инструменты.

Splus

Данная интернет-платформа разрабатывалась специально под потребности автосервисов и предлагает богатый ассортимент возможностей по управлению бизнес-процессами. Так, становится доступным мониторинг истории общения с клиентами, анализ операций финансового характера, расчет стоимости ремонта в соответствии с нормами времени от производителей авто.

Также в активе платформы есть функционал, позволяющий вести учет зарплаты персонала. Ключевой особенностью является возможность интеграции с системами ведущих поставщиков запасных частей, благодаря чему закупка комплектующих происходит легко и быстро.

«1C: Автосервис»

Разработка «1С: Автосервис» велась для применения на СТО. Данная система предназначена для обеспечения оперативного и управленческого учета.

Часто задаваемые вопросы о заказ-наряде на ремонт автомобиля

Каким образом проверяется правильность составления заказ-наряда?

В процессе проверки следует обратить внимание на основные пункты документа. Важно детально проверить перечень предстоящих работ, их стоимость и сроки выполнения. Нужно убедиться в том, что документ подписан заказчиком и представителем автосервиса и все дополнительные договоренности были зафиксированы в нем.

Читайте также!

Организация техобслуживания автомобилей: этапы и особенности

Подробнее

Что учитывается при работе с заказ-нарядами, выполненными в электронном формате?

Обеспечение юридической значимости онлайн-заказ-нарядов на ремонт автомобиля возможно благодаря использованию электронной подписи, которая имеет такой же функционал, как и обычная подпись․

Как учитываются налоговые требования?

При самостоятельном формировании документа необходимо учитывать все требования действующего налогового законодательства.

Если нет понимания в этом вопросе, то можно воспользоваться специальными методическими указаниями, в соответствии с которыми происходит заполнение документов строгой отчетности. Таким образом, заказ-наряды будут выполнять роль подтверждающих документов при расчете юридического лица и клиента.

Поскольку бланки заказ-наряда на ремонт автомобиля являются документами строгой отчетности, автосервисы должны уделять особое внимание их созданию и использованию. Оптимальным вариантом считается применение специального программного продукта, так как в этом случае исключается возможность потери материалов и возникновения спорных ситуаций.

Источник изображения в шапке статьи: standret / freepik.com