Учет в автосервисе: виды, возможные проблемы и их решение

Зачем нужен? Учет в автосервисе позволяет владельцу оценивать рентабельность бизнеса и в случае необходимости вносить изменения в работу предприятия. Однако своевременное получение нужной информации помогает решать и другие задачи.

На что обратить внимание? В данном направлении деятельности существуют разные виды учета: оперативный, финансовый, трудовой, складской. Каждый из них имеет свои цели и характерные особенности.

Необходимость наличия системы учета в автосервисе

Современный мир — это жестокая конкуренция, поэтому от верно принятых решений часто зависит не только то, насколько будет процветать фирма, а даже сам факт ее существования. Одно из верных решений в бизнесе — вести учет для роста прибыли предприятия.

Также ведение учета в автосервисе решает и другие задачи:

1. Информирование руководства предприятия о результатах его деятельности.
2. Сбор статистики о доходах и расходах бизнеса в определенном направлении и вывод о прибыльности.
3. Оперативный учёт результатов работы с отдельными поставщиками.
4. Анализ результативности деятельности какого-либо подразделения предприятия.

Сбор, учет и анализ данных также необходимы, чтобы сделать выводы о прибыльности бизнеса, о нецелевых расходах. Это поможет скорректировать работу и определить общий вектор развития предприятия. Рассмотрим подробнее, какие направления учета могут быть в автосервисе.

Оперативный учет

Основная его цель — контролировать и регулировать хозяйственную деятельность автосервиса. Данные для него не нужно где-то запрашивать, все есть на рабочем месте. Менеджеры получают информацию о расходе и остатках имеющихся в наличии ресурсов, а также об оказанных услугах, а руководитель может контролировать, что происходит на его предприятии.

Оперативный учет начинается с открытия предприятия — это первичная документация, например, счета-фактуры, наряды на заказ и другие бумаги, необходимые для работы. Правильная организованная система документооборота — залог получения достоверной информации о хозяйственном и финансовом состоянии автосервиса.

Оперативный учет на СТО дает возможность:

1. Осуществлять незамедлительный контроль деятельности отдела продаж, хозяйственного склада, ремонтного отдела, а также оценивать рекламные и маркетинговые кампании. Если автоматизировать эти процессы, настроив сводные отчеты, можно еще эффективнее управлять станцией техобслуживания.
2. Эффективнее вести финансовый учет и составлять бухгалтерскую отчетность за счет организованного документооборота, включающего бланки первичной отчетности, заказы-наряды и другие бумаги.
3. Формировать единую базу учета клиентов автосервиса — контактные данные, факты обращения в автосервис, история обслуживания автомобиля клиента. Эти данные важны для получения обратной связи, повышения качества сервиса и мотивации повторных продаж. Автосервису надо внедрить CRM-систему. Она поможет управлять взаимоотношениями с клиентами, фиксирует все их данные и отслеживает изменения в работе с ними.

Итак, оперативный учет — это, прежде всего, контроль повседневной деятельности СТО, определение соответствия бизнес-процессов качеству и сроку их выполнения. В его основе как финансовые, так и неденежные показатели, которые показывают эффективность управления автосервисом.

Финансовый учет

Следующий вид учета, важный для эффективной работы автосервиса — финансовый (бухгалтерский) учет. Его основная цель — отслеживать любые операции соответствующего плана на СТО и его экономическую деятельность.

Задачи финансового учета:

1. Контроль состояния уставного капитала, использования всех активов автосервиса (материальных, финансовых и трудовых).
2. Отслеживание и управление информацией, необходимой для проверки разными органами.
3. Предотвращение отрицательных результатов деятельности автосервиса.
4. Контроль выполнения утвержденных смет и нормативов предприятия.
5. Оценка целесообразности хозяйственных операций СТО.

Именно с помощью бухгалтерского учета разрабатываются калькуляции стоимости работ, проводится оценка стоимости товарных остатков на складе компании.

Финансовый учет также необходим в случае взятия кредита на развитие бизнеса, проведения мероприятий по анализу инвестиционной привлекательности СТО и сдачи налоговой отчетности в соответствующие службы.

Учет трудового участия

Он, прежде всего, позволяет корректно рассчитывать заработную плату коллектива, а также анализировать эффективность деятельности его членов. Учет трудового участия формируется из расчетов норм времени занятости, а также из штатного расписания и графика персонала.

Он позволяет:

1. Выявить уровень загрузки СТО. Это определяется по количеству свободных менеджеров и помогает определить максимальную нагрузку на автосервис. Такую информацию используют при формировании записи клиентов.
2. Составить график деятельности специалистов автосервиса. Взяв за основу данные этого учета, составляется рабочий график, где отражены отпуска, отгулы, больничные и выходные каждого сотрудника. Это помогает сделать бизнес-процесс более рациональным, избегая переработки в пик нагрузки и отправляя в отпуск персонал во время спада спроса.
3. Определить эффективность работы каждого специалиста СТО. Учет трудового участия в автосервисе существенно помогает управлять штатом, решать вопрос с премированием или увольнением, в случае сокращения кадров.

Итак, трудовой учет в автосервисе обязательно необходим для эффективной работы команды, что способствует повышению конкурентоспособности предприятия, укреплению позиций на рынке и улучшению качества оказываемых услуг.

Складской учет

Основная его цель — поддерживать порядок в запасах.

Задачи складского учета в автосервисе:

1. Контроль остатков запчастей и материалов. Через систему управления автосервисом работники могут управлять наличием всего нужного на складе, а начальник — следить за честностью сотрудников, предупреждая кражи и реализацию неучтенного мимо кассы.
2. Рациональное зонирование склада. Этот вид учета позволяет распределить все товары так, чтобы избежать захламления помещения, травматизма сотрудников, а также ускорить отгрузку заказов и упростить процесс инвентаризации.
3. Систематизация данных. Благодаря складскому учету вся информация о товарах сгруппирована в каталогах, что экономит время, тем самым повышая качество обслуживания и привлекая новых клиентов.

Итак, правильно организованный складской учет в автосервисе позволяет решать несколько задач — увеличить эффективность труда рабочих, сократить потери времени и финансов, которые часто возникают при работе с автозапчастями.

Основные проблемы организации учета в автосервисе и способы их решения

Несмотря на то, что автосервис кажется очень простым бизнесом для ведения контроля, это совсем не так. Каждый клиент с момента обращения проходит через множество этапов и операций, связанных с обслуживанием автомобиля. Поэтому ведение учета для СТО — это объективная необходимость.

С какими проблемами сталкивается руководство автосервиса при осуществлении деятельности?

Читайте также!

10 частых уловок столичных автосервисов: как не отдать все деньги на СТО

Подробнее

Разнообразие наименований товаров и сложность поиска необходимой детали

Даже сервисам, которые работают с одной автомобильной маркой, бывает сложно разобраться с большим количеством запчастей, а для занятых разными видами машин это практически непосильная задача. Зачастую одна небольшая деталь может иметь несколько типов и форм, в зависимости от модели машины. Это затрудняет не только поиск необходимой запчасти, но и их складской учет.

Как решить проблему? Лучшее – интеграция каталогов продавца и автосервиса, чтобы все данные о поставках на склад автоматически загружались в базу с верными артикулами и другими данными.

Реализация учета через систему заказ-нарядов. Сквозной учет

Автосервис представляет собой бизнес, в котором совмещены продажа товаров и оказание услуг. Сложность и в том, что нельзя определить полный ее объем сразу, при осмотре машины, часто закупать недостающие детали приходится уже в процессе работы над авто. Лучшее решение при ведении учета товаров и услуг — заказ-наряды, в которые можно добавлять информацию.

Также в автосервисах обязательно нужно вести историю обслуживания машины. Если у мастера есть данные о предыдущих проблемах, ему проще определиться с текущим ремонтом, что существенно сократит время работы с авто. При этом важно помнить, что учет нужно вести по VIN-коду, который у автомобиля не меняется, в отличие от владельцев и регистрационных номеров.

Планирование работы сотрудников

Запланировать занятость специалистов, особенно механиков, бывает невозможно. Ведь объем работ по автомобилю часто становится понятен только в процессе обслуживания. Для небольших автосервисов эта проблема не так актуальна, как для крупных, имеющих несколько сервисных пунктов. К тому же, может понадобиться помощь специалистов разного профиля и изначально не понятно, кого именно.

Как решить проблему? Лучший вариант – использование встроенного модуля календаря 1С либо интеграция сторонних виджетов. Эти программы, приложения помогут рационально планировать работу сотрудников, анализировать потребность в специалистах, бороться с простоями.

Отсутствие консолидированного учета

Данная проблема характерна для предприятий, у которых две учетные системы, бухгалтерская и управленческая. Это приносит много проблем. Возникают ошибки, расхождения в цифрах, что затрудняет эффективное управление предприятием.

Консолидированный учет поможет решить проблему. Он основан на понимании факта, что одна из систем должна быть доминирующей. Когда работник вносит данные в главную, они автоматом отражаются во второй. Помимо избегания ошибок, консолидированный учет еще и существенно сокращает время занятости операторов.

Кроме вышеупомянутых проблем, у каждого отдельно взятого автосервиса могут быть и другие, присущие только данной организации. Выявить их и предложить пути решения специалисты могут только после исследования бизнес-процессов и норм учета.

Программы, помогающие вести учет в автосервисе

Автоматизированный учет в автосервисе, организованный с помощью онлайн-приложений и специальных программ, в том числе и бесплатных, не только сделает проще процесс управления предприятием и его финансами, но и ускорит оформление различных документов, тем самым повысив эффективность деятельности СТО.

Примеры популярных программ для автоматизации бизнеса:

«АвтоДилер»

Профессиональная программа, разработанная специально для автосервиса. Есть настольная и облачная версии. Что умеет программа:

• Рассчитывает стоимость ремонта: заказ-наряд, нормы времени, запчасти.
• Настраивает CRM: история ремонтов, запись на обслуживание, план задач для менеджера.
• Помогает организовать продажу запчастей: каталог оригиналов и аналогов, оценка по 60 поставщикам, складской учет.
• Проводит аналитику, расчет зарплаты, учет денежных средств, экспорт в 1С.
• Поможет настроить кассы, эквайринг, WhatsApp, телефонию.

iDirector

Данная онлайн-программа также разработана для автосервисов. Здесь в одном месте собраны полезные утилиты для эффективного руководства бизнесом: рабочий табель, бухгалтерия, универсальный календарь, клиентская база, заметки, заказ-наряды и другое. Есть интеграция с сайтом автосервиса.

Splus

Еще одна онлайн-программа для СТО. Что предлагают разработчики:

• Возможность просмотра истории заказ-нарядов и оплаты по клиентам, истории поступления и списания запчастей.
• Начисление и выдача зарплаты слесарям и мастерам-приемщикам.
• Расчет стоимости ремонта с использованием данных официального справочника нормативов времени от автопроизводителей, интегрированный с заказ-нарядом.
• Интеграцию с 50 крупнейшими поставщиками запчастей.

ZEN.CAR

Система управления автосервисом. Какие функции выполняет программа? Помогает управлять складом, планировать посты, записывать клиентов на ремонт, автоматизировать учет обслуживания. С помощью ZEN.CAR можно создавать заказ-наряд из карточек автомобиля и клиента, из журнала записи и загрузки постов, добавлять работы из каталога с нормами времени.

Control365

Облачная система для разных фирм, связанных с автобизнесом — автомоек, шиномонтажа, СТО.

Программа позволяет:

• Автоматизировать оформление заказов.
• Контролировать персонал.
• Вести учёт сопутствующей торговли.
• Привлекать и удерживать клиентов.
• Автоматизировать расчёт зарплаты.
• Формировать необходимые документы и отчётность.

Control365 работает на всех устройствах и дает возможность получать информацию онлайн из любой точки мира.

Часто задаваемые вопросы об учете в автосервисе

Каковы главные виды учета в автосервисе?

Для СТО основными являются следующие виды учета:

• Оперативный, с помощью которого можно контролировать хозяйственную деятельностью автосервиса.
• Трудовой учет, который позволяет анализировать время работы специалистов.
• Складской, который дает возможность держать под контролем все находящиеся на складе материалы.
• Финансовый (бухгалтерский) учет, с помощью которого можно отследить все денежные операции автосервиса и их результаты.

Какова цель автоматизации учета в автосервисе?

Основная — управлять предприятием наиболее эффективно и устранить недостатки организации. Автоматизация позволит лучше контролировать работу всех отделов, упрощает связь «поставщик-клиент», что в итоге приводит к росту конкурентоспособности и повышению прибыльности СТО.

Какую программу выбрать для автосервиса?

ПО довольно много, но есть несколько основных критериев выбора. Главный — это надежность, чтобы никакие данные не могли «утечь» или потеряться. Еще один — скорость, ведь чем быстрее работает автосервис, тем больше клиентов он успеет обслужить за рабочий день.

Каким должен быть бухгалтерский учет в автосервисе?

В техцентре он должен выполнять следующие функции:

• Учитывать уставной капитал сервиса и следить за его изменениями.
• Внимательно работать с денежными средствами.
• Разбираться в расчетных данных с поставщиками.
• Работать с основными имеющимися средствами и нематериальными активами.

Читайте также!

Бизнес-план автосервиса: структура и особенности

Подробнее

Организация учета в автосервисе является обязательным условием для осуществления контроля хозяйственной деятельности техцентра и контроля за движением финансовых средств и материальных активов предприятия. При открытии СТО автоматизация учета автосервиса — одна из первых задач, которая должна быть решена для успешного развития компании.